Polityka Prywatności

VIVI RESIDENCE lub Wynajmujący oświadcza, że:

• jest administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016 poz. 922 ze zm.) dalej jako UODO w odniesieniu do danych osobowych Gości,

• przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnych do realizacji umowy najmu apartamentów,

• prowadzi zbiór danych osobowych pt.: „VIVI Residence – Dane Osobowe”,

• przetwarzanie danych osobowych Gości następujące wyłącznie w celu, w zakresie i na czas niezbędnym do wykonania Umowy Najmu Apartamentu,

• przetwarzanie danych osobowych Gości następują zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) dalej jako RODO oraz z aktualnie obowiązującymi przepisami UODO.

W celu wykonania Umowy Najmu będą przetwarzane następujące dane osobowe Gości: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu lub ewentualne dane niezbędne do przeprowadzenia procesu rezerwacyjnego. Dane osobowe będą przetwarzane przez Wynajmującego jedynie na potrzeby weryfikacji tożsamości Gości. Wynajmujący nie będzie utrwalał ani przechowywał tych danych ponad okres trwania Umowy Najmu, chyba, że Najemca wyraził zgodę Wynajmującemu na udostępnianie swoich danych w celu prowadzenia działań marketingowych, promocyjnych w ramach świadczonych usług przez Wynajmującego. W przypadku wyrażenia takiej zgody przez Najemcę, Wynajmujący będzie miał prawo do wysyłania drogą mailową lub SMS-ową, organizowanych promocji ofert, składania życzeń urodzinowych lub imieninowych, przypomnień o zbliżającym się terminu rezerwacji, wydarzeń okolicznościowych itp.

Wynajmujący będzie przetwarzał dane osobowe Gości poprzez ich zbieranie, utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie, przekazywanie i ujawnianie w razie takiej potrzeby innym podmiotom zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Wynajmujący zobowiązuje się powiadomić Gości o wszelkich zdarzeniach odnoszących się do danych osobowych przetwarzanych w ramach realizacji Umowy Najmu, które związane są z uzyskaniem nieuprawnionego dostępu do tych danych, ich zniszczeniem, zagubieniem, utratą.

Wynajmujący zobowiązuje się do:

• przetwarzania danych osobowych zgodnie z prawem,

• wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych zgodnie z obowiązującym prawem,

• zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobu ich zabezpieczenia także po rozwiązaniu Umowy Najmu, oraz zobowiązuje się zapewnić, aby jego pracownicy oraz inne osoby upoważnione do przetwarzania powierzonych danych osobowych, zobowiązały się do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia, w tym także po rozwiązaniu Umowy Najmu.

Wynajmujący dopuści do przetwarzania danych osobowych jedynie osoby odpowiednio upoważnione oraz zapewni zachowanie poufności danych osobowych w tym zapewni zachowanie tajemnicy przez wszystkie osoby, które upoważni do przetwarzania danych osobowych.

Wynajmujący wdroży odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo powierzonych danych osobowych przy uwzględnieniu wymagań określonych w art. 32 RODO. Wynajmujący w szczególności zabezpiecza dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Wynajmujący zapewni, aby powierzone do przetwarzania dane osobowe nie były używane, zmieniane, przesyłane, kopiowane, udostępnianie lub przetwarzane w żaden inny sposób niż w celu wykonania zobowiązań wynikających z zawarcia Umowy Najmu Apartamentów lub Regulaminu Najmu Apartamentów lub Regulaminu Porządku Domowego Wspólnoty Promienna 6.

Wynajmujący niezwłocznie poinformuje Gości o przypadkach naruszenia ochrony ich danych osobowych nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia zaistnienia takiego naruszenia lub podejrzenia takiego naruszenia.

Wynajmujący poinformuje stosowne organu o zdarzeniach, o których mowa w ust. 10 powyżej.

Przez usunięcie danych osobowych rozumieć należy fizyczne zniszczenie nośników danych osobowych, a w przypadku danych osobowych przechowywanych w systemach komputerowych (informatycznych) – usunięcie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która w sposób nieodwracalny uniemożliwi ich przypisanie zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

Usunięcie danych osobowych, o którym mowa w ust. 12 powyżej zostanie potwierdzone pisemnym oświadczeniem Wynajmującego.

Wynajmujący może powierzyć przetwarzania danych osobowych Gości innemu podmiotowi profesjonalnie zajmującemu się ochroną i przetwarzaniem danych osobowych.

Gość ma prawo do kontroli Wynajmującego pod kątem przestrzegania prawa odnośnie przetwarzanych jego danych osobowych. O chęci kontroli należy zawiadomić Wynajmującego lub jego upoważnionych pracowników z co najmniej 3 – dniowym wyprzedzeniem. Wynajmujący realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Recepcji, w sposób nieutrudniający pracy Recepcji oraz Wynajmującego.

W przypadku rozwiązania, wygaśnięcia, zakończenia, Umowy Najmu Wynajmujący zobowiązuje się do usunięcia wszelkich powierzonych mu na mocy Umowy Najmu i niniejszego Regulaminu danych osobowych, chyba że obowiązujące przepisy nakazują przechowywanie tych danych lub co innego Strony uzgodnią w odrębnym porozumieniu.

Szczegółowe cele i zakres przetwarzania danych osobowych w systemie VIVI RESIDENCE

• Proces zamówienia usługi – w celu zawarcia umowy najmu z potencjalnymi Gośćmi VIVI RESIDENCE przez okres roku od daty zakończenia usługi. W trakcie tego procesu przetwarzane lub zapisywane są dane wskazane poniżej.

  • imiona i nazwiska

  • adresy email

  • numery telefonów

  • informacje o dacie pobytu/noclegu

  • informacje o preferencjach dotyczących pobytu/noclegu

  • liczba osób dorosłych objętych zamówieniem

  • liczba i wiek dzieci objętych zamówieniem

  • adresy zamieszkania

  • numery kart płatniczych/kredytowych/rachunków bankowych – przez okres 7 dni od daty zakończenia usługi

  • dane firmowe

  • język do kontaktu

• Proces świadczenia / rozpatrzenia reklamacji – zamówionej usługi w trakcie jej trwania dla Gości VIVI RESIDNECE przez okres roku od daty zakończenia usługi. W trakcie tego procesu przetwarzane lub zapisywane są dane wskazane poniżej.

  • imiona i nazwiska

  • adresy email

  • numery telefonów

  • informacje o dacie pobytu/noclegu

  • informacje o preferencjach dotyczących pobytu/noclegu

  • liczba osób dorosłych objętych zamówieniem

  • liczba i wiek dzieci objętych zamówieniem

  • adresy zamieszkania

  • numery kart płatniczych/kredytowych/rachunków bankowych – przez okres 7 dni od daty zakończenia usługi

  • dane firmowe

  • język do kontaktu

• Usługa księgowa w trakcie lub po zakończeniu trwania usługi dla Gości VIVI RESIDNECE przez okres 5 lat od wystawienia dokumentu finansowo-księgowego. W trakcie tego procesu przetwarzane lub zapisywane są dane wskazane poniżej.

  • imiona i nazwiska

  • adresy email

  • ewentualnie dane firmowe

  • adresy email

  • numery telefonów

• Usługa wysłania propozycji pobytu oraz informacji o wydarzeniach lub obowiązujących promocjach, wysyłania życzeń okolicznościowych w trakcie lub po zakończeniu trwania usługi dla Gości VIVI RESIDNECE do czasu odwołania zgody. W trakcie tego procesu przetwarzane lub zapisywane są dane wskazane poniżej.

  • imiona i nazwiska

  • adresy email

  • ewentualnie dane firmowe

  • numery telefonów